Als zelfstandig ondernemer stuur ik regelmatig facturen naar mijn klanten. Er is dan niets frusterender als dat deze klanten de betalingstermijn overschrijden. Dit kan best een groot probleem zijn. Je hebt namelijk minder middelen beschikbaar om mee te ondernemen. En in het ergste geval betekent dat je zelf je rekeningen niet kunt betalen. Ik vind het daarom belangrijk om het beheer op mijn openstaande facturen goed te regelen. Eén van de zaken die ik georganiseerd heb is dat ik samenwerk met een goed incassobureau. Allereerst heb ik uiteraard zelf mijn debiteurenbeheer goed ingericht, maar dit heeft niet altijd het gewenste effect. In dit artikel vertel ik je graag meer over hoe ik het beheer doe over mijn openstaande facturen.

Het beheer voordat ik overdraag aan een incassobureau

Binnen je eigen onderneming is het verstandig het zogenaamde debiteurenbeheer strak en goed in te richten. In de meeste gevallen zul je dan redelijk tijdig je facturen betaald krijgen. Een klant merkt namelijk als je hier kort en strak op zit en geeft onbewust jouw factuur wellicht toch wat meer voorrang. Dit kun je doen door allereerst te werken met goede software. Met deze software kun je regelen dat je je facturen kunt versturen redelijk efficiënt. Waarbij je ook weet dat de gegevens die op een factuur dienen te staan erop staan. Maar ook zaken als goed doortellen met het factuurnummer is automatisch en goed geregeld. Voordeel van goede software is ook dat je de openstaande facturen beter kunt monitoren. Vaak kun je het systeem koppelen aan je internetbankieren en zie je dus realtime of de factuur betaald is ja dan wel nee. Zo weet je ook snel of de betalingstermijn is overschreden en kan je kort daarna een herinnering versturen. De gebruikelijke termijn om dat te doen is vijf dagen waarbij ik een betalingstermijn hanteer van zeven dagen.

Wat doet een incassobureau?

Mocht betaling ondanks je strakke beheer wat je zelf doet uitblijven dan wordt het tijd voor een volgende stap en dat is overdragen aan een incassobureau. Zij gaan in eerste instantie via minnelijke incasso proberen de vordering te innen. Dit houdt in dat zij ook weer contact opnemen met je klant en zonder juridische middelen jouw klant proberen te laten betalen. Dit kan bijvoorbeeld ook door het treffen van een betalingsregeling. Mocht dit uiteindelijk niet lukken dan volgt er een juridische incassoprocedure. Hier wordt wel juridische middelen ingezet. Denk aan dagvaarden, beslag leggen en dat soort zaken